Notificarea privind confidentialitatea datelor pentru pacienti

Affidea este un furnizor de servicii medicale cu inalte standarde etice. „Affidea” (“noi” sau „nostru” sau „al nostru”) se refera la entitatea  juridica care opereaza centrul medical pe care l-ati vizitat si co-operatorul Affidea BV, adresa inregistrata: Zuid-Hollandlaan 7, Spaces Rode  Olifant, 2596 AL 2596 AL ‘s-Gravenhage, Haga, Olanda. Persoana dumneavoastra de contact este Responsabilul nostru pentru Protectia  Datelor din Romania. Datele de contact pot fi gasite la clauza 9. 

1. Temeiul juridic pentru prelucrarea datelor dumneavoastra cu caracter personal  

Ne angajam sa protejam atunci cand prelucram datele dumneavoastra personale si, de asemenea, suntem obligati sa facem acest lucru prin  lege. Profesionistii nostri in domeniul medical se supun atat obligatiei profesionale, cat si celei contractuale de confidentialitate.  

1.1. Este necesar sa folosim datele dumneavoastra personale si medicale pentru a va putea furniza serviciul medical solicitat.  

Prelucrarea datelor personale de baza (de exemplu, numele si detaliile de contact) este necesara pentru programarea dumneavoastra si  pentru furnizarea serviciilor medicale de care aveti nevoie. Contractul de servicii medicale/Acordul Pacientului Informat constituie baza  legala pentru prelucrarea datelor dumneavoastra personale de baza.  

De asemenea, informatiile dumneavoastra de baza pot fi prelucrate chiar in scopul incheierii de servicii medicale, prin intermediul  departamentului nostru de call-center, in vederea programarii si/sau furnizarii de informatii cu privire la serviciile medicale pe care le oferim. 

Datele dumneavoastra medicale acopera informatii legate de sanatatea dumneavoastra (de exemplu, informatii despre  diagnosticarea/tratamentul solicitat si evaluarea sanatatii de catre noi). Furnizarea unui diagnostic medical si/sau a unui tratament medical constituie temeiul legal pentru prelucrarea datelor dumneavoastra medicale. Affidea se supune unei obligatii juridice de a prelucra (in special  de a pastra) datele dumneavoastra medicale (vezi clauza 3 si Anexa 1 pentru mai multe informatii). 

Daca va aflati intr-o situatie extrema sau care va pune viata in pericol in timp ce va aflati la una dintre clinicile noastre, vom folosi datele  dumneavoastra medicale pentru a va mentine sanatatea si bunastarea si pentru a va proteja interesele vitale. 

Pentru utilizarea portalului Pacientului prin accesarea link-ului webportal.affidea.ro, se vor colecta datele dumneavoastra personale astfel  cum sunt descrise in Notificarea privind confidentialitatea datelor pentru site-ul Affidea, ce poate fi regasita la https://affidea.ro/protectia datelor-personale/, pentru a putea beneficia de functionalitatea portalului. 

Daca folositi Portalul Pacientilor (de ex. pentru a face o programare, pentru mentinerea unui cont de pacient, vizualizarea si descarcarea  raportelor dumneavostra medicale) prelucram datele dumneavoastra personale de baza (de ex. nume si detalii de contact) si datele despre  sanatate (de ex. bilet de trimitere), date privind programarea invesigatiei, rapoarte medicale. In acest caz, prelucrarea datelor dumneavoastra  cu caracter personal este necesara pentru executarea unui contract de furnizare de servicii electronice (inclusiv servicii medicale) si pentru  diagnosticul medical, furnizarea de ingrijiri sau tratamente sau gestionarea serviciilor de ingrijire a sanatatii. 

1.2. Serviciile noastre sunt intr-o continua imbunatatire. 

AFFIDEA cauta intotdeauna metode mai bune de a furniza servicii. 

1. A) Chestionar pentru pacienti

Consideram ca parerea dumneavoastra cu privire la experienta de pacient este esentiala pentru ca noi sa intelegem cum ne putem  servi cel mai bine pacientii. Astfel, sunteti invitat sa luati parte la chestionarul nostru privind satisfactia si va multumim in avans  pentru ajutor. Participarea este optionala si nu afecteaza serviciile pe care vi le furnizam. Daca preferati, nu va vom contacta.  B) Analiza statistica a datelor cumulate 

Intentionam sa analizam o parte din datele dumneavoastra personale intr-un mod cumulat, pentru a obtine date statistice valoroase  pentru echipele noastre de vanzari si marketing, de exemplu pentru a intelege care dintre serviciile noastre sunt cele mai utilizate  intr-o anumita regiune. Daca preferati, datele dumneavoastra vor fi excluse din analiza. 

1. C) Asigurarea calitatii

Consideram ca este crucial sa invatam din evenimentele neasteptate care se petrec in clinicile noastre. Inregistram si analizam  incidentele evitate la limita (care au fost prevenite) si evenimente care pot avea ca rezultat orice fel de vatamare, pentru a asigura  sanatatea si siguranta. Limitam prelucrarea in acest fel a datelor pacientilor la minimul necesar, iar in mod obisnuit nu utilizam date  personale care pot fi in mod direct identificate in acest scop. 

1. D) Inregistrarile in sistemele noastre IT

Inregistram activitatea utilizatorilor nostri si procesele automate in sistemele noastre IT. Ele ne ajuta sa urmarim evenimentele care  au avut loc in sistemele noastre si servesc in scopuri de Securitate si depanare. Activitatile utilizatorului conectat includ de obicei  conectarea si deconectarea, descarcarea si incarcarea datelor si altor operatii de modificare a datelor.  

1. E) Call center

Intentionam sa inregistram apelul cu dumneavoastra catre call center-ul nostru in scopul formarii angajatilor si monitorizarii calitatii  serviciului oferit de noi. Monitorizam apelurile si ne instruim angajatii pe baza performantei lor in timpul apelului cu dumneavoastra.  Daca apare o problema de conectare in timpul apelului sau a fost facuta o reclamatie la Affidea cu privire la convorbirea avuta, vom  putea asculta inregistrarea si va vom oferi cel mai bun raspuns in situatia descrisa. De asemenea, putem chiar apela la mijloace  tehnologice penrtu a efectua transcrieri automate ale apelurilor inregistrate in relatia cu departamentul nostru de call-center pentru  a depista in timp real imbunatatirile pe care trebuie sa le implementam. In situatia in care exista o reclamatie cu privire la convorbirea  avuta, monitorizam atat transcrierile apelurilor, cat si varianta audio pentru a oferi un raspuns corect si complet catre dumneavoastra. F) Website 

Anumite sectiuni ale site-ului nostru va pot solicita sa furnizati informatii personale in mod voluntar, de exemplu, va putem cere sa  ne adresati cererile dumneavoastra printr-un formular de contact. De asemenea vom colecta informatii de identificare si validare a datelor dumneavoastra in vederea oferirii de informatii si/sau date in conformitate cu cerintele dumneavoastra prin live chat. Procedam astfel in baza interesului nostru legitim de a intelege cum sa ne imbunatatim serviciile si calitatea acestora. Vezi clauza 7.6.  cu privire la dreptul dumneavoastra de a va opune.

1.3. Daca doriti, va puteti da acordul pentru urmatoarele activitati suplimentare de prelucrare a datelor de catre Affidea si/sau Partenerii  nostri 

Bifand casuta relevanta in cadrul sectiunii “declaratia dumneavoastra pentru protectia datelor”, va puteti da acordul pentru urmatoarele,  fara costuri suplimentare. Daca nu doriti sa va dati acordul, acest aspect nu va avea niciun impact asupra serviciilor medicale care va vor fi  furnizate. 

1. A) Anonimizarea unei copii a datelor dumneavoastra

Ne-am angajat sa imbunatatim continuu stiinta medicala si sa contribuim la eforturile de cercetare si dezvoltare, indiferent daca acestea sunt conduse de Affidea si/sau terti (inclusiv, dar fara a se limita la spitale, universitati si asiguratori de sanatate). Cercetarea  si dezvoltarea se refera la munca pentru inovarea, introducerea si imbunatatirea produselor, procedurilor si prevederilor de ingrijire  a sanatatii cost-eficiente. Include o serie de activitati de investigare pentru a imbunatati produse si proceduri existente sau pentru  a conduce la dezvoltarea unor produse sau proceduri noi. Va cerem ajutorul prin a ne permite sa anonimizam o copie a datelor  dumneavoastra cu caracter personal pe perioada de pastrare prevazuta de legi (vezi clauza 3.). Setul de date supuse anonimizarii  include datele medicale colectate in timpul furnizarii serviciilor noastre medicale. 

Setul de date acopera atat datele dumneavoastra personale pe care le-am colectat in trecut, cat si datele personale pe care le  colectam in viitor, daca folositi serviciile noastre medicale. In conformitate cu clauza 7.1, aveti dreptul de a solicita acces la datele  dumneavoastra personale. Anonimizarea datelor cu caracter personal consta intr-un proces aplicat datelor personale (sau unui set  de date personale) care are ca rezultat imposibilitatea utilizatorului datelor anonimizate de a identifica persoana la care se refereau  in mod original datele cu caracter personal. In acest fel, dumneavoastra ramaneti anonim(a) atunci cand sunt utilizate datele  anonimizate.  

Am dori sa utilizam datele dumneavoastra anonimizate in scop de cercetare si dezvoltare, in scop educational, statistic si comercial,  pe plan intern sau impartasindu-le altora in prezenta sau absenta unei compensatii pentru noi. Ne selectam partenerii si metodele  de anonimizare cu rigurozitate pentru a minimiza riscurile asociate utilizarii datelor dumneavoastra anonimizate.  

1. B) Contactarea dumneavoastra in scopuri de marketing

Am dori sa va pastram informat(a) cu privire la cele mai recente oferte ale noastre in materie de servicii medicale si am dori sa va putem contacta in scopuri educationale, statistice si comerciale. In plus, daca doriti si va dati acordul, putem sa va transmitem  promotii personalizate, chestionare de statistica, informatii cu privire la alte beneficii, atentionari privitoare la screening atunci cand  trebuie repetata o examinare, aspect pe care speram sa il gasiti interesant. Utilizarea datelor dumneavoastra personale in scopul de  a va transmite promotii personalizate se considera realizare de profil (vezi clauza 8. pentru mai multe informatii). 

Totodata, daca doriti si va dati acordul, partenerii nostri doresc sa va tina informati cu privire la cele mai recente oferte in materie  de servicii si ar dori sa va poata contacta in scop de informare, educare si marketing personalizat. 

De asemenea, va putem contacta in aceste scopuri si pentru a va oferi serviciile noastre in situatia in care figurati cu recomandari in  scrisoarea medicala eliberata de medicii nostri. Ne dorim asadar sa va contactam, ulterior efectuarii consultului/investigatiei, pentru a va da  posibilitatea sa va programam in cadrul Affidea in vederea efectuarii investigatilor / serviciilor medicale recomandate de medic in scrisoarea  medicala eliberata. 

1. C) Contactarea dumneavoastra in urma completarii Chestionarului Satisfactie Pacienti

Am dori sa va contactam in cazul in care v-ati exprimat optiunea/ati solicitat sa fiti contactat de un reprezentat Affidea in urma  completarii Chestionarului privind Satisfactia Pacientilor, cu privire la nemultumirea dumneavoastra in urma vizitei in unul din  centrele noastre medicale. 

1. D) Identificarea dumneavoastra in calitate de potential subiect in cadrul studiilor clinice desfasurate de catre Affidea si contactarea dumneavoastra ulterioara in aceste scopuri

Ca urmare a beneficierii de serviciile / investigatiile medicale in cadrul Affidea, am dori sa va introducem in baza noastra de date  pentru a va identifica ulterior ca potential subiect in cadrul studiilor clinice pe care Affidea le poate desfasura. Astfel, in cazul in care  sunteti de acord, va putem identifica ca potential subiect in studiile clinice desfasurate de Affidea, ca urmare a includerii  dumneavoastra in baza de date cu aceasta destinatie specifica, si ulterior va putem contacta pentru a va propune sa fiti subiect in  cadrul studiilor clinice.  

Pentru claritate, consimtamantul dumneavoastra are in vedere exclusiv permiterea Affidea de a va include in baza de date pentru a va identifica ulterior ca potential subiect in cadrul studiilor clinice si contactarea dumneavoastra pentru a va propune participarea ca  subiect in cadrul studiilor clinice, si nicidecum consimtamantul pentru a participa in mod automat ca subiect in cadrul studiilor clinice,  acest urmand a se face ulterior, conform dispozitiilor legale. 

Daca ulterior va razganditi, va puteti retrage acordul in orice moment fara costuri suplimentare, iar acest aspect nu va avea niciun impact  asupra serviciilor medicale primite din partea noastra. Va puteti retrage acordul contactand responsabilul pentru protectia datelor cu caracter  personal (puteti gasi datele de contact in clauza 9. de mai jos). Va rugam sa luati aminte ca retragerea acordului dumneavoastra nu va afecta  legalitatea prelucrarii datelor in baza consimtamantului exprimat anterior retragerii. 

2. Datele pe care le prelucram  

In timpul relatiei dumneavoastra cu Affidea, obtinem datele dumneavoastra cu caracter personal din trei surse: (1) de la dumneavoastra, (2)  de la alte persoane si (3) din activitatea noastra medicala. 

(1) Pentru a va oferi serviciile noastre medicale, va rugam sa ne furnizati datele personale de baza (in special datele personale de identificare),  datele privind plata si asigurarea (date necesare pentru plata serviciului nostru) si datele privind sanatatea dumneavoastra (in special  informatii despre starea dumneavoastra de sanatate). Daca va decideti sa impartasiti investigatii imagistice si rapoarte medicale anterioare  spre uzul nostru, le vom stoca si le vom prelucra in sistemele noastre in scopul diagnosticarii dumneavoastra si/sau furnizarii unui tratament medical. Daca furnizati in mod voluntar informatii de contact ale rudelor sau familiei dumneavoastra, aceste date vor fi utilizate numai atunci  cand nu va putem contacta sau in caz de urgenta.

(2) Colectam date cu caracter personal de la alte persoane in urmatoarele situatii: 

1. a) Daca vi se da trimitere la clinica noastra de catre un furnizor de servicii medicale (medic sau spital care a emis trimiterea), ne  consultam cu aceasta persoana cu privire la starea dumneavoastra de sanatate si/sau tratamentul dumneavoastra, daca acest lucru  este necesar pentru a gasi cel mai potrivit serviciu medical pentru dumneavoastra 
2. b) Daca serviciul medical pe care vi-l furnizam este achitat de catre un asigurator medical (public sau privat), trebuie sa obtinem  informatii cu privire la acoperirea de catre acest asigurator pentru a va putea oferi respectivul serviciu medical.  

(3) Atunci cand va oferim servicii medicale, cream date medicale despre dumneavoastra in calitate de furnizor de servicii medicale Affidea  este obligata prin lege sa documenteze cu atentie serviciile care va sunt oferite.  

Pentru informatii suplimentare despre datele pe care le prelucram, va rugam sa cititi Anexa la prezenta Notificare sau sa intrebati unul dintre  receptionistii nostri. 

3. Cat timp vom pastra datele dumneavoastra cu caracter personal  

AFFIDEA pastreaza datele dumneavoastra cu caracter personal atat timp cat este necesar pentru furnizarea serviciilor medicale si pentru a  se conforma normelor medicale, fiscale, contabile sau altor cerinte legislative aplicabile. In cazul in care obligatia legala de a va pastra datele  inceteaza, va vom sterge datele sau le vom anonimiza. Affidea nu va va sterge datele daca exista alt scop alternativ de prelucrare care justifica pastrarea datelor. De exemplu, in cazul actiunilor in justitie sau apararea impotriva acestora. In acest caz, vom pastra datele atat cat este  necesar pentru acest scop alternativ de prelucrare. In cazul plangerilor, vor fi pastrate pana cand plangerea va fi solutionata.  

Pentru informatii suplimentare despre cat timp pastram datele dumneavoastra, va rugam sa cititi Anexa la prezenta Notificare sau sa intrebati  pe unul dintre receptionistii nostri. 

4. Cu cine impartasim datele dumneavoastra cu caracter personal  

In timpul relatiei dumneavoastra cu AFFIDEA, va impartasim datele cu caracter personal cu patru tipuri diferite de destinatari: (1) cu alte  entitati ale grupului Affidea Romania, (2) cu furnizorii care primesc indicatii de la noi, (3) cu furnizori independenti de noi, (4) cu persoanele  cu care ne solicitati dumneavoastra sa le impartasim si (5) cu partenerii nostri. 

(1) Disponibilitatea inregistrarilor dumneavoastra medicale anterioare poate facilita diagnosticul medical si / sau tratamentul medical  solicitat de la Affidea. Din acest motiv, Affidea poate colecta fisele medicale anterioare relevante de la un alt operator de date apartinand  grupului Affidea. 

(2) Utilizam furnizori de servicii (asa-numitii procesatori de date) care sa ne ajute in prelucrarea informatiilor cu caracter personal pe care le  primim si le cream (de exemplu, furnizori de software si hardware medical si financiar, profesionisti contractati din domeniul medical).  Procesatorii de date actioneaza in numele Affidea pe baza instructiunilor noastre scrise. Impartasim numai datele dumneavoastra in masura  in care este absolut necesar.  

(3) Impartasim datele dumneavoastra personale cu terte parti (adica destinatari independenti de noi) in urmatoarele situatii: 

1. a) Daca suntem obligati prin lege, catre autoritati de stat (de exemplu, Casa de asigurari de sanatate, DSP etc.) b) Daca suntem obligati de un contract la care dumneavoastra luati parte (de exemplu contractul cu asiguratorul de sanatate). c) In cazul in care protectia interesului dumneavoastra vital impune acest lucru (de exemplu, o urgenta), vom impartasi datele  dumneavoastra medicale si cu alti profesionisti din domeniul medical. 

Impartasim numai datele dumneavoastra in masura in care este absolut necesar. 

(4) Puteti solicita trimiterea datelor dumneavoastra medicale catre medicul care v-a emis trimiterea sau catre medicul de familie. Activitatile  de prelucrare ale destinatarilor terti sunt in afara sferei noastre de control si responsabilitate. Astfel, va recomandam sa intrebati acesti terti  cum va vor prelucra datele personale. Daca doriti ca noi sa impartasim datele dumneavoastra medicale cu alti profesionisti din domeniul  medical, va rugam sa completati un formular de consimtamant dedicat, disponibil la receptionistul nostru.  

(5) Puteti consimti ca Affidea sa transmita partenerilor sai datele dumneavostra pentru a va contacta in scop de informare, educare si  marketing personalizat. Impartasim partenerilor nostri doar numele, adresa de e-mail si/sau numarul de telefon conform consimtamantului  dumneavoastra. 

(6) Puteti consimti ca Affidea sa transmita in mod automat retetele dvs medicale catre partenerii nostri pentru a beneficia de promotii. 

Pentru informatii suplimentare despre destinatarii datelor dumneavoastra personale, va rugam sa cititi Anexa la prezenta Notificare sau sa intrebati pe unul dintre receptionistii nostri. 

5. Transferuri internationale de date 

Este posibil sa fim nevoiti sa impartasim datele dumneavoastra personale unor destinatari aflati in afara Spatiului Economic European  (“EEA”). Unele tari sunt considerate Tari Adecvate de catre Comisia Europeana, astfel fiind tratate asemenea tarilor care apartin EEA. Inainte  de a va transfera datele in afara EEA (sau in afara unei Tari Adecvate), datele dumneavoastra sunt anonimizate sau protejate, in mod obisnuit  utilizand Clauzele Contractuale Standard, dupa cum sunt aprobate de Comisia Europeana. Anexa prezentei Notificari contine informatii cu  privire la transferurile actuale de date si masurile pe care le utilizam, daca orice date sunt transferate intr-un format identificabil. Puteti gasi  mai multe informatii cu privire la Clauza Contractuala Standard aici: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data transfers-outside-eu/model-contracts-transfer-personal-data-third-countries_en. 

Puteti gasi mai multe informatii cu privire la tarile adecvate aici: 

https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/adequacy-protection-personal-data-non-eu countries_en.